Cómo gestionar los envases de varios clientes en una consultora
Respuesta corta: aplica el mismo método a todos los clientes. Una plantilla única de recogida de datos, la misma estructura de productos, componentes y cantidades, un calendario por cliente, avisos de calidad antes de calcular y una revisión antes de entregar. Lo que más tiempo consume no es el cálculo, sino perseguir y limpiar los datos de cada empresa.
El problema de la consultora
- Cada cliente envía sus datos en un formato distinto.
- Cada técnico tiene su propia hoja y su propia forma de calcular.
- Las campañas se concentran en las mismas semanas del año.
- Es difícil saber qué cliente está pendiente de qué dato.
- Si un técnico se va, su conocimiento se va con él.
1. Una plantilla común de recogida
Envía a todos los clientes la misma plantilla, con tres pestañas: productos, componentes de envase y cantidades por periodo. La estructura recomendada está encómo organizar materiales, pesos y cantidades. Añade una pestaña de instrucciones con ejemplos rellenos y una lista cerrada de materiales.
2. Un calendario por cliente
| Momento | Tarea |
|---|---|
| Último trimestre del año | Revisar cambios de catálogo y de envase; pedir información a proveedores. |
| Enero | Solicitar las cantidades del año cerrado. |
| Febrero | Cargar datos, resolver avisos de calidad y calcular. |
| Antes del plazo de la campaña | Revisión interna, validación del cliente y entrega. |
Ajusta las fechas al calendario oficial de cada campaña y a los plazos del sistema de responsabilidad ampliada de cada cliente. Las diferencias entre obligaciones están endeclaración anual, SCRAP y PPWR.
3. Control de calidad antes de calcular
- Productos con ventas pero sin envase asignado.
- Componentes sin peso o con peso estimado.
- Unidades negativas, duplicadas o fuera del periodo.
- Cambios bruscos respecto al año anterior por material.
Devuelve al cliente una lista concreta de lo que falta, no la hoja entera.
4. Revisión y entrega
- Un segundo técnico revisa los totales por material y la comparación con el año anterior.
- El cliente valida los datos de partida y las hipótesis (por ejemplo, pesos estimados).
- Se entrega el resultado con la trazabilidad: de qué datos sale cada cifra.
- Se archiva la versión entregada para poder justificarla más adelante.
5. Permisos y relación con el cliente
- Define quién introduce los datos, quién revisa y quién aprueba.
- Separa los datos de cada cliente; nunca mezcles empresas en un mismo archivo.
- Acuerda por contrato qué pasa con los datos si la relación termina.
Preguntas frecuentes
¿Cómo organiza una consultora los datos de envases de sus clientes?
Con un método común para todos: la misma estructura de productos, componentes y cantidades, una plantilla de recogida de datos, un calendario por cliente y una revisión antes de cada entrega. Así cualquier técnico puede retomar el trabajo de otro.
¿Qué información debe pedir una consultora a cada cliente?
El catálogo de productos con su envase, los componentes con material y peso, las unidades introducidas en el mercado por periodo y la documentación de los proveedores. Conviene pedirlo siempre en la misma plantilla.
¿Qué pasa con los datos cuando un cliente deja la consultora?
Hay que acordarlo por contrato: normalmente los datos pertenecen al cliente y la consultora debe entregárselos en un formato reutilizable y dejar de tratarlos según lo pactado.
Un espacio por cliente, el mismo método para todos
Evidalta está diseñado para consultoras que gestionan varias empresas: datos separados, primeros pasos guiados y avisos de calidad. Únete al programa piloto sin coste.